Privacyverklaring TINS Club

Versie: 5 augustus 2026

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

TINS Club is een handelsnaam van TINS Gym B.V., gevestigd in Haarlem en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42045804.

TINS Gym B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven.

Je kunt voor vragen, verzoeken of klachten over privacy contact met ons opnemen via het contactformulier op tins.club.

Onze trainingen vinden plaats bij PT Center, Minckelersweg 20 in Haarlem. PT Center is niet automatisch verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die je rechtstreeks aan TINS Club verstrekt.

2. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer je:

  • onze website bezoekt;
  • een account aanmaakt;
  • een gratis sessie of betaalde training boekt;
  • een strippenkaart, losse les, membership of ander product koopt;
  • deelneemt aan een training of evenement;
  • contact met ons opneemt;
  • deelneemt aan ons referralprogramma;
  • je inschrijft voor marketingcommunicatie;
  • vrijwillig deelneemt aan onze WhatsApp-community;
  • op een andere manier gebruikmaakt van onze diensten.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de manier waarop je TINS Club gebruikt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Account- en contactgegevens

  • voor- en achternaam;
  • e-mailadres;
  • telefoonnummer;
  • accountnummer of intern klantnummer;
  • wachtwoord in versleutelde vorm;
  • communicatievoorkeuren;
  • taalvoorkeur.

Boekings- en deelnamegegevens

  • geboekte trainingen;
  • datum en tijdstip van boekingen;
  • aanwezigheid, annuleringen en no-shows;
  • gebruikte en resterende credits;
  • deelname aan gratis sessies, activiteiten en evenementen;
  • relevante communicatie over je boeking.

Aankoop- en betaalgegevens

  • gekochte producten of diensten;
  • betaalstatus;
  • transactiegegevens;
  • factuurgegevens;
  • gebruikte vouchers en kortingscodes;
  • gegevens over terugbetalingen en chargebacks.

Wij ontvangen in beginsel geen volledige betaalkaart- of bankgegevens wanneer betalingen door een externe betaaldienstverlener worden verwerkt.

Referralgegevens

  • je persoonlijke referralcode;
  • het account waaraan de referralcode is gekoppeld;
  • het gebruik van de referralcode;
  • de status van een referral;
  • toegekende, gebruikte en verlopen vouchers;
  • gegevens die nodig zijn om dubbele, ongeldige of frauduleuze referrals te voorkomen.

Een bestaand lid verstrekt niet namens jou je naam, e-mailadres of telefoonnummer aan TINS Club. Wij ontvangen je persoonsgegevens pas wanneer je zelf onze website bezoekt, een account aanmaakt of contact met ons opneemt.

Communicatiegegevens

  • berichten die je ons stuurt;
  • vragen, opmerkingen en klachten;
  • communicatie via e-mail, het contactformulier, WhatsApp of sociale media;
  • registraties van gegeven of ingetrokken marketingtoestemming.

Technische en websitegegevens

Afhankelijk van onze technische inrichting kunnen wij verwerken:

  • IP-adres;
  • browsertype;
  • apparaat- en besturingssysteeminformatie;
  • datum, tijdstip en duur van websitebezoek;
  • bezochte pagina's;
  • cookie-identificatoren;
  • beveiligings- en loggegevens.

Gezondheids- en veiligheidsinformatie

Informatie over blessures, fysieke beperkingen of gezondheidsomstandigheden kan een bijzonder persoonsgegeven zijn.

Wij vragen niet om een volledige medische geschiedenis of diagnose. Wij verwerken alleen gezondheidsinformatie wanneer:

  • je deze informatie vrijwillig aan ons verstrekt;
  • de informatie noodzakelijk is om een training veilig aan te passen;
  • je daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven; of
  • verwerking in een acute noodsituatie noodzakelijk is om je vitale belangen te beschermen.

Geef alleen informatie die relevant is voor veilige deelname. TINS Club verleent geen medische zorg en vervangt geen arts, fysiotherapeut of andere zorgverlener.

Foto- en videomateriaal

Wij kunnen tijdens trainingen of evenementen foto's of video's maken. Herkenbaar beeldmateriaal voor marketing, sociale media of onze website publiceren wij alleen nadat daarvoor toestemming is gevraagd, tenzij het beeld zodanig algemeen is dat personen niet redelijkerwijs identificeerbaar zijn.

Je kunt een gegeven toestemming voor toekomstige publicaties altijd intrekken.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Een account aanmaken en beheren

Wij verwerken account- en contactgegevens om je account aan te maken, toegang te geven en te beveiligen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst of het nemen van maatregelen op jouw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst.

Trainingen boeken en leveren

Wij verwerken boekings-, aanwezigheids- en contactgegevens om trainingen te organiseren, deelnemers te informeren, capaciteit te beheren en credits te administreren.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Betalingen, facturen en administratie

Wij verwerken aankoop-, betaal- en factuurgegevens om betalingen af te handelen, producten toe te kennen, onze administratie bij te houden en aan fiscale verplichtingen te voldoen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting.

Klantenservice en communicatie

Wij verwerken contact- en communicatiegegevens om vragen te beantwoorden, klachten op te lossen en belangrijke informatie over boekingen, wijzigingen of veiligheid te verstrekken.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigde belang om goede klantenservice te bieden.

Het referralprogramma uitvoeren

Wij verwerken referralcodes, accountkoppelingen en rewardstatussen om deelname te registreren, vouchers toe te kennen en misbruik te voorkomen.

Grondslag: uitvoering van de referralovereenkomst en ons gerechtvaardigde belang om het programma eerlijk en fraudebestendig uit te voeren.

Wij verstrekken het verwijzende lid geen gedetailleerde informatie over je trainingen, betalingen of andere activiteiten. Het lid ontvangt alleen informatie die nodig is om te weten of een reward is toegekend.

Serviceberichten versturen

Wij kunnen je berichten sturen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze diensten, zoals:

  • boekingsbevestigingen;
  • herinneringen aan geboekte trainingen;
  • wijzigingen of annuleringen;
  • betaalbevestigingen;
  • informatie over credits en vouchers;
  • veiligheidsinformatie;
  • wijzigingen die direct van invloed zijn op je account of aankoop.

Deze berichten zijn geen algemene marketingcommunicatie.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en, waar van toepassing, ons gerechtvaardigde belang.

Marketingcommunicatie

Wij sturen nieuwsbrieven, acties of algemene commerciële berichten alleen wanneer:

  • je daarvoor vooraf toestemming hebt gegeven; of
  • wij je contactgegevens rechtmatig bij een eerdere aankoop hebben verkregen en de communicatie betrekking heeft op eigen, soortgelijke diensten, waarbij je bij verkrijging en in ieder bericht een eenvoudige afmeldmogelijkheid hebt gekregen.

Voor commerciële communicatie via WhatsApp of andere elektronische kanalen passen wij dezelfde uitgangspunten toe.

Wij bellen consumenten niet voor commerciële doeleinden zonder voorafgaande uitdrukkelijke toestemming.

Grondslag: toestemming of, uitsluitend waar wettelijk toegestaan, de bestaande-klantuitzondering voor elektronische marketing.

Je kunt je op ieder moment kosteloos afmelden.

Veiligheid en fraudepreventie

Wij kunnen beperkte gegevens verwerken om accounts en betalingen te beveiligen, fraude te onderzoeken, misbruik van vouchers te voorkomen en onze rechten te beschermen.

Grondslag: ons gerechtvaardigde belang om onze diensten, deelnemers en bedrijfsvoering te beschermen.

Wettelijke verplichtingen en juridische geschillen

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen, een juridisch geschil te behandelen, fraude te onderzoeken of een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen.

Grondslag: wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang.

5. Verplichte en vrijwillige gegevens

Gegevens die nodig zijn om een account aan te maken, een boeking uit te voeren of een betaling te verwerken, zijn verplicht. Zonder deze gegevens kunnen wij de betreffende dienst mogelijk niet leveren.

Marketingtoestemming, deelname aan de WhatsApp-community, het delen van gezondheidsinformatie en toestemming voor herkenbaar beeldmateriaal zijn vrijwillig, tenzij bepaalde gezondheidsinformatie noodzakelijk is om verantwoord aan een specifieke training te kunnen deelnemen.

Weigering of intrekking van marketingtoestemming heeft geen invloed op je toegang tot reguliere TINS Club-diensten.

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens delen met zorgvuldig geselecteerde dienstverleners, waaronder:

  • website- en hostingproviders;
  • account-, boekings- en ledenadministratiesystemen;
  • betaaldienstverleners;
  • e-mail- en communicatiedienstverleners;
  • cloudopslag- en beveiligingsleveranciers;
  • accountants en administratieve dienstverleners;
  • IT-ondersteuners;
  • juridische en professionele adviseurs;
  • bevoegde overheidsinstanties, wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Deze partijen ontvangen alleen de gegevens die zij voor hun taak nodig hebben. Waar een partij als verwerker voor ons optreedt, sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

7. WhatsApp-community

Deelname aan een TINS Club WhatsApp-groep is vrijwillig en niet noodzakelijk om trainingen te boeken of te kopen.

Wanneer je deelneemt aan een WhatsApp-groep, kunnen andere groepsleden afhankelijk van je WhatsApp-instellingen je telefoonnummer, profielnaam, profielfoto en berichten zien.

WhatsApp en Meta verwerken daarnaast zelfstandig persoonsgegevens volgens hun eigen privacyvoorwaarden. TINS Club heeft geen volledige controle over deze verwerking.

Deel in een groepschat geen gevoelige of medische informatie. Je kunt de groep op ieder moment verlaten.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technische dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Wanneer dit gebeurt, zorgen wij voor een geldige doorgiftegrond, bijvoorbeeld:

  • een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
  • goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
  • andere wettelijk toegestane waarborgen.

Waar relevant beoordelen wij aanvullende technische en organisatorische maatregelen.

9. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of juridisch belang een langere termijn vereist.

Wij hanteren in beginsel de volgende termijnen:

  • accountgegevens: gedurende het actieve account en maximaal 24 maanden na de laatste activiteit;
  • boekings- en aanwezigheidsgegevens: maximaal 24 maanden na de betreffende training;
  • vragen en algemene correspondentie: maximaal 12 maanden na afhandeling;
  • financiële administratie, facturen en betaalgegevens: ten minste 7 jaar overeenkomstig fiscale bewaarplichten;
  • referralgegevens: maximaal 24 maanden na afronding, afwijzing of het verlopen van de reward;
  • bewijs van marketingtoestemming: zolang wij de toestemming gebruiken en maximaal 5 jaar na het laatste commerciële bericht;
  • minimale afmeldgegevens: zolang dit noodzakelijk is om te voorkomen dat wij je opnieuw ongewenste marketing sturen;
  • relevante gezondheidsinformatie: gedurende de actieve trainingsrelatie en maximaal 3 maanden daarna, tenzij een incident of juridisch geschil een langere bewaring noodzakelijk maakt;
  • incident- en claimgegevens: zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor de behandeling of onderbouwing van een claim;
  • ongebruikt foto- en videomateriaal: in beginsel maximaal 3 maanden;
  • gepubliceerd beeldmateriaal: totdat het materiaal niet meer relevant is of toestemming voor toekomstige digitale publicatie wordt ingetrokken;
  • technische logs: in beginsel maximaal 12 maanden, tenzij een beveiligingsincident een langere bewaring rechtvaardigt.

Gegevens die onderdeel zijn van de fiscale administratie kunnen ook na verwijdering van je account gedurende de wettelijke termijn worden bewaard.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

Wij kunnen functionele cookies gebruiken die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van de website.

Wanneer je een referral-link opent, plaatsen wij een functionele first-party cookie met de gebruikte referralcode (maximaal 30 dagen geldig). Deze cookie is nodig om een referral bij het aanmaken van een account aan de juiste verwijzer te koppelen.

Beperkte analytische cookies die weinig of geen gevolgen hebben voor je privacy kunnen zonder voorafgaande toestemming worden gebruikt, voor zover de wet dit toestaat.

Tracking-, advertentie- en andere niet-noodzakelijke cookies worden alleen geplaatst nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Je kunt je cookievoorkeuren aanpassen via de cookie-instellingen op onze website. Het verwijderen van cookies in je browser kan invloed hebben op de werking van bepaalde functies.

11. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder waar passend:

  • toegangsbeperkingen;
  • sterke authenticatie;
  • versleutelde verbindingen;
  • beveiligde opslag;
  • logging en monitoring;
  • back-ups;
  • beperking van medewerkers- en leveranciersrechten;
  • periodieke beoordeling van beveiligingsmaatregelen.

Geen enkel systeem is volledig veilig. Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet, beoordelen wij of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokken personen noodzakelijk is.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor jou rechtsgevolgen hebben of je op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

Automatische controles kunnen wel worden gebruikt om dubbele accounts, verdachte betalingen of mogelijk misbruik van vouchers te signaleren. Een definitieve afwijzing van een reward kan op verzoek door een persoon worden beoordeeld.

13. Jouw privacyrechten

Je hebt, voor zover de AVG dit bepaalt, het recht om:

  • informatie te ontvangen over onze verwerking;
  • je persoonsgegevens in te zien;
  • onjuiste gegevens te laten corrigeren;
  • gegevens te laten verwijderen;
  • verwerking te laten beperken;
  • bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
  • altijd bezwaar te maken tegen direct marketing;
  • gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
  • toestemming in te trekken;
  • een menselijke beoordeling te vragen bij relevante geautomatiseerde besluiten;
  • een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Verwerking die vóór de intrekking rechtmatig plaatsvond, blijft rechtmatig.

Je kunt een verzoek indienen via het contactformulier op tins.club. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit vast te stellen. Wij reageren in beginsel binnen één maand.

14. Gegevens van minderjarigen

Personen jonger dan 18 jaar mogen alleen een account aanmaken, een aankoop doen of aan het referralprogramma deelnemen met toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Wij richten onze marketing niet bewust op kinderen jonger dan 16 jaar en verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen zonder passende toestemming.

Wanneer wij ontdekken dat gegevens zonder vereiste toestemming zijn verzameld, verwijderen wij deze zo spoedig mogelijk.

15. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze diensten, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest recente versie wordt gepubliceerd op tins.club. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij actieve gebruikers via een passend kanaal.